Microsoft Bookings

Hvad er Microsoft Bookings?

Microsoft Bookings er en webbaseret bookingkalender der kan integreres med Microsoft Outlook. Det gør det nemt for både dig og andre at booke, omrokkere og annulere møder i din kalender. 

Microsoft Bookings kan automatisere meddelelsesmails og derved reducere antallet af aflyste møder. Bookings hjælper dig med nemt at lave online og fysiske møder med dine samarbejdspartnere, kunder, kommende kunder, kollegaer og meget andet. 

Microsoft Bookings kan bruges internt i virksomheden, online som en hjemmeside eller ved at integrere kalenderen direkte på din hjemmeside. 

Hurtig guide til Microsoft Bookings

1. Start med at gå til Office.com her skal du trykke på de 9 prikker i venstre side, her finder du Bookings på listen over de mange apps du har til rådighed. 
2. Tryk nu på "Opret ny kalender" her ser du en pop up hvor du kan vælge at klone en eksistrende kalender eller oprette en fra bunden af - hvis du ikke har gjort det før, vælger du blot "Opret fra bunden"
3. Nu skal du igennem 4 trin.
   1. Start med at navngive din kalender, du kan tilføje et logo, vælge en firmatype og skifte åbningstider, der passer med hvornår der må bookes møder i din kalender.
   2. Nu kan du invitere personale, hvis kalenderen skal give adgang til andres kalendre end din egen kan du her tilføje de personer der skal være en del af kalenderen. 
   3. Du kan nu konfigurere en tjeneste, det vil sige en aftaletype som er den tjeneste der kan bruges senere. Bookings har automatisk oprettet en til dig, som du kan tilpasse senere, her kan du også tilføje flere tjenester til kalenderen. 
   4. Vælg hvem der kan booke aftaler ind i kalenderen, der er 3 muligheder, enten kan du kun selv oprette aftaler direkte i MS Bookings, alle personer i din virksomhed kan reservere en aftale eller alle personer kan reservere tid i din kalender.
4. Tryk på "opret kalender"
5. Din kalender er nu klar, og du kan tilgå den via et link, og ændre i den. Tryk på knappen "kom i gang"  
6. Du er nu inde i selve Microsoft Bookings, her kan du igen ændre i personale, åbningstider, tjenester og meget andet.

Gennemgang af menuen i Microsoft Bookings

Kalender

- I fanen Kalender kan du se din kalender og bookinger der er lavet i Microsoft Bookings. Du kan ikke se de aftaler du har i din kalender, der ikke er lavet i Microsoft Bookings. I denne fane kan du også oprette en ny booking, tilføje ferie, udskrive din kalender og eksportere data. 

Bookingside

- I fanen Bookingside kan du konfigurere din reservationsside, her kan du igen vælge hvem der må tilgå kalenderen, du finder linket til kalenderen, du kan sende den via mail eller få koden så den kan integreres på hjemmesiden. I bunden kan du administrerer din bookingside, du kan deaktiverer søgemaskineindeksering af reservationssiden, du kan også kræve en engangskode for at oprette bookinger. Dyk selv ned i de øvrige funktioner herunder samtykke om brug af kundedata, planlægningspolitik, tilpas din side og indstillinger for region og tidszone. 

Kunder

- I fanen Kunder er det muligt at tilføje dine kunder, og lave reservationer med dem, direkte fra Microsoft Bookings. 

Personale

- I fanen Personale kan du tilføje mere personale, redigere i medarbjederens arbejdstid, ændre navnet på medarbejderen og tilføje et telefonnummer. 

Tjenester

- I fanen Tjenester kan du ændre den tjeneste der blev oprettet fra starten af. Her kan du også tilføje flere tjenester. Du kan når du redigere den eksisterende tjeneste indstille om mødet skal være online eller ej. Du kan også indsætte buffertid, tildele medarbjede (altså det personale du har oprettet), lave indstillinger for åbningstider i tjenesten, du kan vælge hvilke felter der skal være påkrævede at udfylde og oprette dine egne felter. Det er også muligt at tilføje tekst til din møde invitation, og lave mailpåmindelser der kommer frem før aftalen. 

Firmaoplysninger

- I fanen Firmaoplysninger kan du angive oplysninger om dit firma, ændre arbejdstiden, tilføje link til dine privatlivsvilkår og opdatere navn, hjemmeside, telefonnummer m.m. 

Integrationer

- I fanen Integrationer har du mulighed for at integrere din booking kalender med forskellige Microsoft 365 aps, og andre API forbindelser.