Persondatapolitik
1. Formål
Denne persondatapolitik redegør for, hvordan Sotea behandler persondata, der opsamles på de websites, hvor indholdet administreres af Sotea A/S.
2. Dataansvarlig
Den dataansvarlige er:
Sotea A/S
Højbovej 1A
DK-8600 Silkeborg
CVR. 10085225
3. Personoplysninger
Personlige oplysninger dækker alle oplysninger, der kan bruges til at identificere en person, herunder, men ikke begrænset til, for- og efternavn, alder, køn, privatadresse eller anden fysisk adresse, e-mailadresse eller andre kontaktoplysninger, uanset om de vedrører vedkommendes private bopæl eller arbejdsplads.
Som hovedregel kan du tilgå hjemmesiden uden at fortælle os, hvem du er eller give personlige oplysninger om dig selv.
Vi har dog brug for visse personoplysninger for at kunne samarbejde med dig, og levere relevant kommunikation til dig.
Vores website indsamler og behandler oplysninger om dig, når du:
- Navigerer på websiten
- Sender en forespørgsel via websiten
- Tilmelder dig vores nyhedsbrev
- Downloader materialer fra websiten
- Tilmelder sig seminarer og andre events
- Tilmelder dig vores webshop
- Indsender en jobansøgning
Via vores hjemmeside indsamler vi kun de personoplysninger, der er nødvendige for at levere den service, du efterspørger.
Vi indsamler disse oplysninger for at kunne:
- Give dig en mere personaliseret oplevelse
- Forbedre og optimere vores websites
- Forbedre vores kundeservice
- Kommunikere med dig på relevant vis
- Sende og fakturere produkter, du bestiller i webshoppen
4. Cookies
Soteas websites indsamler og anvender cookies, for at vi løbende kan forbedre og målrette indholdet for brugerne på vores websites.
Du kan læse mere om brugen af cookies på dette link.
For hvert besøg på hjemmesiden – uafhængigt af tilstedeværelsen af en cookie – registrerer vi din type af browser, styresystem, værten (host) og web-adresser på de sider, der ønskes adgang til. Disse data bliver brugt i et samlet og anonymt skema for statistisk analyse om den generelle brug af hjemmesiden.
5. Henvendelser fra websiten
Når du sender en forespørgsel fra websiten – f.eks. fra en kontaktformular – registrerer vi dit navn, din virksomhed, dit telefonnummer og din e-mailadresse.
Oplysningerne anvendes for at kunne behandle din henvendelse på bedste vis.
Oplysningerne (navn, firmanavn, telefonnummer og e-mailadresse) registreres i Soteas systemer – herunder vores CRM-system.
Medarbejdere hos Sotea har adgang til oplysningerne.
6. Nyhedsbreve
Når du tilmelder dig Soteas nyhedsbrev, registreres følgende oplysninger: navn, firma og e-mailadresse.
Ved at tilmelde dig Soteas nyhedsbrev, giver du Sotea samtykke til at behandle dine personoplysninger, herunder dit navn, din e-mail, samt yderligere oplysninger i henhold til gældende lovgivning, og alene med de formål at modtage nyhedsbrev og markedsføringsmateriale.
Oplysningerne, du afgiver (navn, firmanavn og e-mailadresse) registreres i Soteas systemer – herunder vores CRM-system og vores system til udsendelse af nyhedsbreve.
Medarbejdere hos Sotea har adgang til oplysningerne.
Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at framelde dig nyhedsbrevet igen, ved at klikke på et link i nyhedsbrevet. Dine oplysninger opbevares herefter i 24 måneder, inden de slettes. Dette gør vi for at sikre, at vi ikke efterfølgende sender informationer til dig, når du har afmeldt dig nyhedsbrevet.
7. Tilmelding til seminarer og events
Når du tilmelder dig seminarer og andre events, registrerer vi følgende oplysninger: dit navn, din virksomhed, dit telefonnummer og din e-mailadresse.
Vi skal blandt andet bruge oplysningerne til at planlægge seminaret og kende det nøjagtige antal deltagere. Oplysningerne vil desuden blive anvendt til opfølgning på det pågældende seminar, hvis vi fx vil udsende evalueringer og materialer fra seminaret.
Oplysningerne (navn, firmanavn, telefonnummer og e-mailadresse) registreres i Soteas systemer – herunder vores CRM-system.
Medarbejdere hos Sotea har adgang til oplysningerne.
Når du har tilmeldt dig et seminar eller en anden event hos Sotea, accepterer du samtidig at billeder fra seminaret eller eventen kan blive anvendt til markedsføring af Sotea på bl.a. sociale medier.
Oplysninger om navn og virksomhed kan blive delt med de øvrige deltagere på seminaret.
8. Download af materialer
Når du downloader materialer – fx e-bøger – registrerer vi følgende oplysninger: dit navn, din virksomhed og din e-mailadresse.
Vi bruger oplysningerne til markedsføring af Soteas ydelser i det omfang, du giver tilladelse hertil.
Oplysningerne (navn, firmanavn og e-mailadresse) registreres i Soteas systemer – herunder vores CRM-system.
Medarbejdere hos Sotea har adgang til oplysningerne.
9. Oprettelse i Soteas webshop
Når du tilmelder dig Soteas webshop, registrerer vi følgende informationer:
- Firmanavn
- CVR-nummer
- Dit navn
- Firmaadresse
- Den adresse varen skal sendes og faktureres til
- Dit telefonnummer
- Din email-adresse
Vi skal bruge oplysningerne til at håndtere bestillinger og køb – herunder sende ordrebekræftelse, håndtere betalingen for bestilte produkter, levere bestillinger, advisere om leverancen samt håndtere reklamations- og garantisager vedrørende købte produkter og tjenester.
Oplysningerne anvendes desuden til at sikre at sende dig relevant information om de produkter og ydelser, som Sotea sælger, indbyde dig til events og konkurrencer, samt invitere dig til at deltage i kundeundersøgelser.
De informationer, du indtaster, overføres elektronisk fra vores webshop til vores økonomisystem, hvor de registreres som kundeinformationer, og danner grundlag for fakturering og levering af din bestilling.
Når ordren bliver lagt, bliver der sendt en mail med kopi af bestillingen til vores afdeling, kaldet ”Product Sales”, der håndterer og ekspederer ordren.
Informationerne overføres endvidere til relevante systemer hos Sotea – herunder vores CRM-system.
Ifølge bogføringsloven har vi pligt til at gemme informationer og bilag omkring handel med vores kunder i 5 år. Dette er fælles for alle virksomheder i Danmark.
Medarbejdere hos Sotea har adgang til oplysningerne.
10. Behandling af ansøgninger
Når du ansøger en stilling hos Sotea gennem websiten, behandler vi som udgangspunkt dit navn, din adresse, din e-mailadresse, dit telefonnummer og de dokumenter som du uploader i ansøgningsprocessen.
Vi anvender dine informationer for at kunne vurdere, om du har kvalifikationerne til at besidde den stilling du ansøger. Vi kan anvende informationerne til at vurdere, om du har kvalifikationerne til at besidde andre stillinger hos Sotea.
Dine data vil blive behandlet fortroligt. Det er kun HR og relevante ansættende personer, der har adgang til de persondata, som du registrerer. Persondata bliver kun samlet, behandlet og brugt med henblik på at vurdere din ansøgning til en stilling.
Oplysningerne, du afgiver, registreres i Soteas systemer – herunder vores HR-system.
Dine personoplysninger vil blive opbevaret i 6 måneder inden de slettes fra Sotea A/S. Hvis vi vil gemme dine personoplysninger længere end dette, vil vi bede om fornyet samtykke fra dig.
11. Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?
Oplysningerne opbevares så længe det er nødvendigt for at opfylde det formål, til hvilket oplysningerne behandles.
Oplysninger kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at fastslå, forsvare eller gøre retskrav gældende, fx hvis der er en igangværende tvist, eller hvis der er indgivet en anmeldelse af en ulovlig handling til politimyndighederne. Vi gennemgår regelmæssigt vores oplysninger og fjerner personoplysninger, som ikke længere er nødvendige.
12. Sikkerhed
Sotea og vores samarbejdspartner anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der sikrer integritet og fortrolighed i forbindelse med behandlingen af personoplysninger.
13. Underdatabehandlere
Sotea anvender i nogle tilfælde underdatabehandlere. Vi anvender fx leverandører af systemer til udsendelse af nyhedsbreve og eksterne konsulenter, der rådgiver os i forbindelse med analyse- og markedsføringsopgaver.
Sotea indgår databehandleraftaler med vores eksterne samarbejdspartnere for at sikre, at oplysningerne kun behandles efter vores instrukser, og at den nødvendige sikkerhed er på plads.
Dine personoplysninger kan i visse tilfælde blive overført til andre lande uden for EU/EØS – primært USA.
Vi anvender udelukkende underdatabehandlere i USA, der er certificeret efter Privacy Shield aftalen, som er indgået mellem USA og EU. USA er betragtet som et land med et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, og er dermed på Datatilsynets liste over sikre lande. Læs mere Privacy Shield aftalen.
Du kan rekvirere en liste med underdatabehandlere ved at skrive til info@sotea.dk.
14. Dine rettigheder
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig.
Du har ret til at få urigtige oplysninger, vi har om dig berigtiget.
Du har ret til at få slettet dine oplysninger hos os og vores databehandlere (såfremt vi har udvekslet oplysningerne med en sådan). Denne ret kan du udøve ved at skrive en mail til info@sotea.dk. Vi vil herefter slette dine informationer og underrette vores databehandlere (såfremt vi har udvekslet oplysningerne med en sådan) om at oplysningerne skal slettes.
Du har ret til at få begrænset vores behandling af oplysninger om dig.
Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Du kan udnytte dine rettigheder ved at kontakte Sotea på mail info@sotea.dk.
Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af personoplysninger. Se www.datatilsynet.dk.
Sidst opdateret 19. december 2018